PROJE YÖNETİMİ ARAÇLARIÇizelgeleme
Çizelgeleme,
aktiviteler arası ilişkilerin belirlenmesine, her bir aktivite için
zaman ve maliyet kestirimlerinin yapılmasına, kritik aktiviteleri
belirleyerek insan, para ve malzeme kaynaklarının
etkin kullanımına hizmet eder. İş
Ayrım Çizelgesi (Work Breakdown Schedule) PERT
serimi oluşturmanın ilk aşaması; başarılacak asıl amaç ile onu
destekleyen tüm tali amaçların belirlenmesidir. Planlamacının
projeyi doğru açıdan görebilmesi ve tüm safhalar arasındaki ilişkileri
belirleyebilmesi için, tali olarak belirlenen hedefler birbirleriyle ilişkilendirilmelidir. İş
Ayrım Çizelgesi, bir pert serimi değil, tüm destekleyici amaçların
bir araya geldiği ve asıl amaca erişilmesini sağlamak için ağ oluşturan
bir başlangıç diyagramıdır. İş
Ayrım Çizelgesi, amaçların tamamlanmasına, planlamacının projeyi
bir bütün olarak görmesine yardımcı olur. Gantt
ve Milestone çizelgeleri Gantt
çizelgesi, Henry Gantt tarafından proje bilgilerini ve ilerleyişini gösterme
aracı olarak, 1915 yılında geliştirilmiştir. Gantt çizelgesi, “sınıflanmış
iş” listesindeki her işin başlangıcını, bitişini ve süresini gösterir.
Daha önceleri Gantt çizelgesi, işler arasındaki ilişkileri gösteremediği
için, kritik yolu çıkartamıyordu. Bilgisayar kullanımı ile beraber,
bu zorluk aşılmıştır. Milestone
çizelgesi, olayların zaman içindeki durumunu yansıtmasından dolayı,
gantt çizelgesine oldukça benzer. Tek fark bilginin gösterim şeklidir.
Ara hedefler, proje içindeki özel noktaları ve aşılmış işleri gösterirler.
Ara hedef olarak işaretlenecek olaylar, bir iş için harcanan belirli
bir süre, belirli bir miktar finans ya da tamamlanmış işler olabilir.
Bir Gantt çizelgesinde, bir kaç ara hedef tanımlanarak, projenin
izlenmesinde faydalar sağlanabilir.
Pert ve Cpm
Her
iki metod 1950’lerde birbirinden bağımsız olarak geliştirildi. Cpm
(Critical Path Method-1957), J.E.Kelly ve M.R. Walker tarafından
duPont’daki kimya fabrikasının inşa ve bakımına yardımcı olmak
amacıyla geliştirildi. Cpm
aktivitelerin sürelerinin belirli olduğunu ve kesinlikle bilindiğini
varsayar. Pert
(Project Evaluation and Review Technique-1958), ABD donanması tarafından
denizaltılar için geliştirilen Polaris füze programının planlama ve
kontrolunda kullanıldı. Pert
her aktivitenin süresinin, ortalaması ve standart sapması bilinen bir
rastgele değişken olduğunu varsayar ve proje tamamlama süresi için
bir olasılık dağılımı verir. Pert
kaynakların bütçelenmesi ve çizelgelenmesi metodudur, olay ve
aktivitelerden oluşur (olay, zaman içinde bir noktada gerçekleşen
fakat ne zamana, ne de kaynağa ihtiyaç duyan bir iş tamamlama göstergesidir;
aktivite, tamamlanabilmek için zamana ve kaynağa ihtiyaç duyan,
projenin tanımlanabilir bir parçasıdır). Cpm
ve Pert, tüm projenin ne zaman bitirileceğine, projeyi geciktirecek
kritik aktivitelerin teşhisine, kritik olmayan aktivitelerin teşhisine,
projenin belirlenen tarihte bitirilme olasılığının (erken ya da geç)
teşhisine, herhangi bir anda planlanan ile harcananın tesbitine, projeyi
zamanında bitirecek yeterli kaynakların tesbitine, projeyi zamanından
önce bitirecek en verimli yolun tesbitine yardımcı olmaktadır. Pert
ve Cpm’deki ortak aşamalar: 1.
Projenin ve tüm aktivitelerin tanımlanması (İş
Ayrım Çizelgesi) 2.
Aktiviteler arasındaki ilişkilerin ve öncelikli sıralamanın kurulması 3.
Tüm aktiviteleri birbirine bağlayan serimin (proje ağı) çizilmesi 4.
Her aktiviteye zaman ve maliyet tahminlerinin atanması 5.
Serim üzerindeki en uzun yolun hesaplanması (kritik yol) 6.
Serimin, proje planlaması, çizelgelendirilmesi, gözlenmesi ve
kontrolunda yardımcı olarak kullanılması Kritik
yol, bir serimde yer alan ve başlanılmasında, bitirilmesinde veya
tamamlanma süresinde oluşacak herhangi bir gecikmenin tüm
projeyi geciktireceği aktivitelerden oluşan yoldur. Proje
tamamlanma süresi, kritik yol üzerindeki aktivitelerin beklenen zamanlarının
toplamıdır. Kritik
yoldaki aktivitelerin varyanslarının toplamı, kritik yol varyansıdır.
Eğer
bir aktivitenin toplam boş süresi 0 ise, o aktivite kritik yol üzerindedir. Alternatif
kritik yol, projede toplam boş zamanı 0 olan aktivitelerin oluşturduğu
gruptur. Bu yol boyunca herhangi bir aktivitedeki gecikme, tüm projeyi
etkileyecektir. Bir
projeye ait beklenen tamamlanma süresi ve varyans bilinirse, belirlenen
bir tarihte o projenin bitirilme olasılığı hesaplanabilir. Bir
projenin tamamlanma süresi, kritik yol üzerindeki bir ya da bir kaç
kritik aktivite süresinin kısaltılması ile azaltılabilir. Aktivite
sürelerini azaltmak amacıyla görevlendirilen ekstra üretim kaynakları,
maliyet artışına yol açarlar. Dolayısı ile maliyet/süre oranı daha
düşük olan kritik aktiviteler, daha önce kısaltılmalıdırlar. Proje
süresini kısaltmak için, tüm kritik yolalr gözönüne alınmalıdır.
Proje süresi ancak, kritik yollar üzerindeki tüm aktiviteler daha fazla
hızlandırılamayacak duruma gelinceye kadar kısaltılabilir. Serim
Serim,
bir projeyi oluşturan aktivitelerin sıralı ve mantıklı ilişkilerinin
şematik bir gösterimidir. İşlemlerin teknik sıralarını göstermek için
kullanılır. Olay,
zaman içerisinde bir nokta, genellikle bir tamamlanma veya başlama
tarihidir. Aktivite ise, zaman boyunca bir akış, genellikle bir iş veya
bir altprojedir. Örneğin olay 1, işin başladığı nokta, olay2 işin
bittiği nokta, aktivite ise olay 1 ile başlayan, olay 2 ile biten işin
planlanması ve yapılması için gereken zamandır. Aktivitelerin
oklarla gösterimi (activity on arrow) serimlerin çiziminde kullanılan
en yaygın yoldur. Bir
proje serimi aktivitelerin hangi sırada yapılacağını gösterir. Başlangıç
ve bitiş olayları aynı olan aktivitelerin serime yerleştirilebilmesi için
kukla aktiviteler ve olaylar kullanılmalıdır. Bazı serimler, kukla
aktiviteler olmadan, öncelik ilişkilerini doğru yansıtamaz. Kukla
aktivitenin tamamlanma süresi 0’dır. İki olay arasında sadece bir
aktivite yer alır (gerekli görüldüğünde kukla aktivite eklenir). Serim
hesaplamalarında kullanılan bazı kavramlar, en erken başlama zamanı,
en erken bitirme zamanı, en geç bitirme zamanı, en geç başlama zamanıdır. Memet
Özkan Yararlanılan
kaynak: Dr. Erkan
bayraktar, Proje Yönetimi notları
|