SİSTEM  ANALİST  VE  DENEYİM  ÜZERİNE

 (Bilgi mi?, Deneyim mi?)

“Sistem analisti, sistemlerin küçük değişiklikler yoluyla etkin hale getirilmesi veya yeniden planlanmasını sağlamak amacıyla analiz edilmesiyle ilgilenen kişidir (1)” . “Sistem analist, insanların, metodların ve bilgisayar teknolojisinin işleri en iyi şekilde yerine getirebilmeleri için, organizasyonun problem ve gereksinimleri üzerinde çalışır (2)”.

Bir sistem analistin, deneyimi ve bilgisi dışındaki en önemli aracı, öncelikle sistemin bir üyesi olan insandır. Ardından gözlem gücü ve dokümanlar gelir. En önemli aracı insan olan bir işte ise, bu araca mümkün olduğunca özen gösterilmesi gerektiği de doğal olarak kaçınılmazdır.

Sistem analist, bir insana başvurduğu zaman, psikolojik teknikleri, insanlar grubuna başvurduğu zaman ise sosyal-psikolojik teknikleri bilmek zorundadır. İlle de Freud'u, Adler'i, Jung'ı, ya da Rasim Adasal'ı, Engin Geçtan'ı, Doğan Cüceloğlu’nu sular seller gibi bilmesi gerekmez, ama bunlardan bihaber olması da düşünülemez. Sistem analist, analizini yaparken sadece anlatılanları değil, anlatan üzerindeki gözlediklerini de ele almalıdır. İnsanların beden diline dikkat ederek, arka planda söylenenleri de anlayabilmelidir.

Sistem analist, üstünde çalıştığı sistemin alt ve üst sistemlerini de tanıyabilmelidir. Sadece teknik bağlantıları değil, politik bağlantıları da bilmelidir. En azından öğrenmeye çalışmalıdır. Sistem içinde ruhani gücü kuvvetli olan alt sistemleri de (kişi, kuruluş veya departmanlar) tanıyabilmeli ve onların, çalıştığı sistem üzerindeki etkilerini önceden görebilmelidir. Böyle davrandığı ölçüde, olması gerekip te olmayanları izah edebilir.

Sosyal yönü, teknik yönüne göre daha kuvvetli olmalıdır, çünkü özel ve teknik bilgilere ulaşmanın bir yolu da, sosyal bir varlık olan insandan geçer.

İnsan, sistem analistin en önemli aracıdır. O, bu aracı en verimli şekilde kullanmak zorundadır. Sistemin dokümanlarında yazılanlar her zaman doğru ya da güncel olmayabilir. Ya da sistemin dokümanı yoktur. Bilgiyi insanlar verir. Bu bilgi de her zaman doğru ya da güncel olmayabilir. O zaman gözlem gücüne başvurulur. Ancak gözlenen durumun her zaman için geçerli olup olmadığını nasıl bilebilirsiniz? Uzun süre gözlemeye zamanınız yoksa, yine kişilerin bilgilere sığınırsınız. Bu durumda sistem analist, kişilerden aldığım bilgi budur, deyip geçemez. Doğruluğunu kontrol etmek zorundadır. Doğru olan bilgiyi de almak zorundadır. Her bilgiyi doğru almak uğruna, yaptırım gücü olan üst mercilere sürekli olarak başvurmak, bilgi kaynağıyla olan ilişkileri güçlendirmez, aksine zayıflatır. Dolayısıyla sistem analist bir müddet sonra bilgi kaynağı ile tekrar yalnız başına (bu sefer güçler dengesi aleyhine dönmüş olarak) kalmak zorundadır.

"Sistem analistinin bir yönetici üzerindeki etkisi son derece rahatsız edici olabilir. Daha çok bilgisayar kökenli sistem analistlerinin, kullanıcıların, yönetimin ve kuruluşun ihtiyaçlarına pek dikkat etmedikleri gözlenmiştir. Bu nedenle yönetimin tepkisi tamamen sebepsiz olmayabilir. Yeni bir sistemin etkin bir şekilde işleyebilmesi için, yöneticilerin tecrübeleri hayati değerde olabilir. Bir sistem analisti, bütün bir gün bir yöneticiyle, yöneticinin sistem hakkındaki beklentileri konusunda konuştuktan sonra, elde ettiği bilgilerin uzun yıllar içinde elde edilmiş tecrübelere dayandığını anlamayabilir. Işte yöneticiler bu tutumu üzüntüyle karşılarlar." (3)

Sistem analist, yönetici (karar verici) ya da uygulamacı kimliklerinde olmamalıdır. Bilgi verici ve çözümleyici kimlikleri, onun işini yapması için yeterlidir. Yönetici kimliği insanların ondan çekinmelerine, dolayısıyla bilgiyi tam olarak vermemelerine, uygulamacı kimliği ise onun duygusal ve/veya pragmatik ilişkilere girmesine yol açar. Öte yandan bir yöneticinin ya da uygulamacının, sistem analist tekniklerini uygulaması da, onların sistem analist olduklarını göstermez. Ancak sistem analist, insanlarla diyaloğa girmek ve ardından bu diyaloğu sürdürebilmek için, öncelikle kendini pazarlamayı bilmelidir. Bu, sistem analistin uygulamacı olduğu tek özelliğidir.

"Analistler insanları iş ortamından çıkartıp bir yere oturtur ve ne yaptıklarını açıklamalarını isterler. İnsanlar ise analistlere gerçekte ne yaptıklarını değil; yapmaları gerektiğini düşündükleri şeyleri, hatırladıklarını veya kendilerine anlatmalarının söylendiği şeyleri anlatırlar. Insanların yaptıkları ile yaptıklarını söyledikleri her zaman aynı değildir. Müşterilerin yaptıkları hakkında bilgi toplamanın daha iyi bir yolu, onları işi yaparken seyretmektir. Bundan da iyi bir yol ise, işi ekip üyelerinin kendilerinin yapmalarıdır. Gözlem ve katılım, ekip üyelerini birkaç gün veya hafta içinde o işin uzmanı haline getirmez gerçi, ama elde ettikleri deneyim onlara, neyin önemli neyin önemsiz olduğunu analize göre daha iyi anlatacaktır." (4)

Sistem analistin işinde oyuncu değil, gözlemci olması gerektiğini söylüyoruz. Bunu bir yaşam felsefesi olarak belirlediği zaman işinde başarılı olur, fakat bu, özel yaşamda başarısızlığa yol açabilir. Tepki verilmesi gereken aksiyonlara karşı da gözlemci niteliğini sürdürerek, oyuncu olmamaya devam ederse, istenmeyen sonuçlarına da katlanmak zorunda kalabilir.

Sistem analist, analizini yaptığı sistemin bekçisi değildir, dostu değildir, düşmanı da değildir. Bunu o bilir, fakat diğerlerinin de bilmesi çok daha önemlidir. Sistem analist, ancak bu şekilde yönlendirmelerden uzak kalabilir.

Sistem analist, konusundaki tarihi gelişimlerden haberdar olmalıdır. Bilimsel kıstaslara göre benzer nedenler, benzer koşullar altında benzer sonuçlara yol açarlar. Eskiden gerçekleşmiş bir olayın, bir diğer benzerinin sonucunun ne olabileceğini önceden görebilmek, bugüne kadar hep bir avantaj olmuştur. Burada tek handikap, yaşamı tamamıyla geçmişe dayandırmaktır. Daha önce gerçekleşmemiş bir olayla karşılaşıldığında analiz yapmak zorlaşabilir. Bunun giderek böyle olma durumu da, günümüzün hızlı gelişen ortamında, çok fazladır. Her geçen zaman, ahtapota bir kol daha eklemektedir. Sonuçta düğüm olmuş bir ahtapotla karşılaşma olasılığı da gittikçe artmaktadır.

Sistem analist, kişisel düşünme stilinin getirdiği sorunlarla karşılaşmamak için temel felsefe kuramları hakkında haberdar olmalıdır. Öte yandan felsefi düzlemdeki temel kuralı ise, kuşkucu olmaktır.

Öte yandan sistem analist, bulunduğu sistem içinde nasıl algılandığını da bilmelidir. Sistem analistlere genelde sadece sorun olduğu zaman ya da sistemin çözümlenmesi için değil yürütülmesi için (sistemi en iyi onlar tanıyor diyerek) başvurulması, insanların sistem analiste olanları değil, duyulmak istenenleri anlatması, günümüz yönetimlerinin sonuca odaklanan (sürece değil) uygulamacı fonksiyonlara verdikleri primler, sistem analiste bakış açılarından sadece birkaçıdır. Sonuç olarak, bu bakış açılarını düzeltmek görevi de, herkesten önce sistem analistlere düşmektedir.

Deneyim konusuna gelince, literatürde yazılı olan ve sistem analistin uzun yıllara ve deneyime dayanan kariyer basamaklarını da vermek gerekir:

"1.Sistem analist 1 : %30 analiz ve dizayn, %70 programlama ve emplemantasyon.

2.Sistem analist 2: %50 analiz ve dizayn, %50 programlama.

3.Sistem analist 3: %70 analiz ve dizayn, %30 programlama.

4.Senior sistem analist: %30 proje yönetimi, %60 analiz ve dizayn, %10 programlama.

5.Lead analist: %75 birden fazla proje yönetimi, %25 analiz ve dizayn." (5)

"Uzun yıllar IBM'in çeşit çeşit yönetici kurslarına ve okullarına gittim. University of Virginia Darden Graduate School of Business Administration'ın International Institute for Management Developmen'ın (IMD) en üst düzey yönetici kurslarına katıldım. Size ilk önerim: bu tür kurslara katılın, can kulağıyla dinleyin ve birşeyler öğrenmeye çalışın. X teorisi, Y teorisi, Z teorisi ve alfabenin diğer harflerinin teorilerini bilmenizde yarar var. Gereğinde ukalalık edebilirsiniz. Ancak, bütün bu teorik bilgiler sizi değil iyi bir yönetici, bir yönetici bile yapamaz. Iş yaşamı ormanının çalılarının arasından vahşi bir kaplan üstünüze atlarken, ağacın dalına dolanmış boa yılanı sizi yutmak için üstünüze süzülürken, fil sürüsü rap rap yürüyerek sizi ezecekken, 'yarım saat bekleyin, gerekli tüm bilgileri toplayayım, durumu inceleyeyim, uygulayacağım teoriyi bulayım, kağıdın sol tarafına olumlu, sağ tarafına olumsuzları yazıp değerlendireyim, bekleyelim görelim' gibi laflar edemezsiniz. Ederseniz, timsah bir bacağınızı götürür." (6) Yöneticilere yöneltilen bu sözler aslında herkes için geçerli değil mi?

Yine deneyim ve yöneticilerle ilgili son bir alıntı. "1980'li yıllarla beraber tüm dünyada olduğu gibi, Türkiye'de de 'Genç Yöneticiler' devri başladı. Genç, dinamik belki de yeni mezun gençler şirketlerin başına getirilmeye başlandı. Ancak 1990'lı yıllar bu görüşlerin aksini ispat etti. Gençlerin motivasyonuna ve işi sahiplenmesine diyecek bir şey yoktu. Fakat tecrübeleri yetersizdi. Şirketler şunu anladı: sadece bilgi birikimi ve yüksek motivasyon, yöneticinin temel fonksiyonlarından birkaçı olmakla beraber iyi yönetici olmak için yeterli şartlar değildi. Işte bu noktada, iş tecrübesinin önemi bilginin ve yüksek motivasyonun yanında ayrılmaz bir parça olarak ortaya çıktı. " (7)

Yararlanılan kaynaklar:

(1) Özel Ergen - Sistem Analizi ve Planlama, Ege Üniversitesi Basımevi, 1988, Sayfa 17

(2) Whitten/Bentley/Barlow, System Analysis & Design Methods, IRWIN, İkinci Basım, Sayfa 6

(3) M.Özel Ergen, Sistem Analizi ve Planlama, Ege Üniversitesi Basımevi, Sayfa 39

(4) Michael Hammer ve James Champy, Değişim Mühendisliği, Sabah Kitapları, Ikinci Basım, Sayfa 121

(5) Whitten/Bentley/Barlow,System Analysis & Design Methods, IRWIN, Ikinci Basım, Sayfa 8

(6) Miray Tekelioğlu, Monitör dergisi, 5 temmuz 1993, Sayfa 4

(7) Baybars Altuntaş, Ekonomik Trend dergisi, 7 Eylül 1997, Sayfa 31