SÜREÇLERLE  YÖNETİM   VE SÜREÇ  İYİLEŞTİRME –2

Kritik süreçler: 

Kritik başarı faktörleri, kuruluşu müşteri gözünde rakiplerinden farklı kılacak, pazarda rakibe göre üstünlük sağlamasına imkan verecek, güçlendirilmesi ve odaklanması gereken yönlerdir. 

Kritik başarı faktörleri üzerinde önemli etkisi olan ve öncelikle iyileştirilmesi gerekli olan süreçlere kritik süreçler denilmektedir. 

Kritik süreçler, kuruluşların öncelikle ele alması, iyileştirmesi gereken süreçleridir. 

Üst va ana süreçlerin, kritik başarı faktörlerine bağlı olma koşuluyla toplam etkileri hesaplanarak, kritik süreçler belirlenir.  

Kritik süreçlerde mevcut durum ve hedef arasındaki farklar, karar matriksinde kritik süreç bölgesini oluşturur. 

Kritik süreçlerin gerekçeleri, işe etkileri, işlem planları ve hedefleri iyi tesbit edilmelidir.  

Süreçlerle yönetim: 

Süreçlerin analiz edilmesi için önce akış şemaları hazırlanmalı, mevcut performansı belirlemek için ölçümler yapılmalıdır. Farklı boyutlarda süreç akış şemaları düzenlenebilir (sıralı akış şeması, sorumluluk akış şeması, bilgi akış şeması vd.) 

Süreçlerin sürekli olarak iyileştirilmesi, sürecin anlaşılması ile başlar. Süreç  yönetimi, süreçlerin tanımlanması, ölçülmesi, kontrol edilebilir ve rekabet edebilir olması için uygulanır. 

Süreçlerin yeniden düzenlenmesi, süreçlerden değer katmayan aktiviteleri atarak ve değer katanları düzenleyip, basitleştirerek, sürekli iyileştirmeyi sağlayan bir tekniktir. 

Süreç değişikliğinin hayata geçirilmesi için 7 aşama vardır: 

1. Süreçten etkilenenleri bilgilendirmek

2. Pilot uygulamaya geçiş

3. Sonuçların değerlendirilmesi

4. Standartlaşma

5. Eğitim

6. Yaygınlaştırma

7. Etkinliğin izlenmesi ve denetlenmesi

Süreç iyileştirilirken aşağıdaki prensipler dikkate alınır: 

Sadeleştirme

1. Yalnızca katma değer yaratan adımların ele alınması

2. Kontrol ve karar adımlarının azaltılması

3. Daha az sayıda ve daha nitelikli personel kullanımı

4. Yeniden işleme adımlarını ortadan kaldırmak için önleyici ve denetleyici sistemlerin kurulması

5. Tekrar eden faaliyetlerin yok edilmesi

Basitleştirme 

1. Erken karar noktalarının oluşturulması

2. Çok hatlılık, işlerin paralel gerçekleştirilmesi ve mümkün olan en kısa zamanda başlatılması, ara hedeflerin belirlenmesi

3. Çok yeteneklilik, ekip odaklı çalışmak, yetki ve sorumluluğun artırılması, imzaların azaltılması, matriks organizasyon

4. Teknolojiyi girdi olarak kullanmak, otomasyon, bilgi erişimi ve işleme, uzman sistemleri kullanmak

Devam edecek… 

Memet Özkan

memeto@hotmail.com