PROJE YÖNETİM PLANI NEDİR?
Proje yönetim planı, bir projenin her aşamasını tanımlamak için kullanılan bir belgedir. Bileşenler başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol etme ve kapanış adımlarını içerebilir. Küreselleşme kavramının bu kadar yükseldiği bir zamanda planlama yapmadan yola çıkılmaz.
Proje Yönetim Planları Neden Önemli?
Bayram olduğunu düşünün, bayram için size yeni bir masa hediye alındı. Ancak, eve masa değil bir küçük kutu geldi. Şaşkınlıkla bakıyorsunuz çünkü küçücük bir kutu ve bu kutuya masa sığmaz. Ardından montajlaman gerektiğini alıyorsun ve üretici senin için bir montaj eğitim kağıdı göndermiştir yanında. Masa projesinin nasıl yapılmasını gerektiğini anlatır. Tabii ki masa örneği çok basit bir örnek. Proje yönetim planları da aynıdır çünkü bir projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için izlenmesi gereken adımlar gerektirir. Masa montajı örneği basit bir örnek olsa da, aynı süreç proje planları için de geçerlidir.
Proje Yönetim Planı Amaçları Nelerdir?
Proje yönetim planı, plana dahil olan tüm önemli kısımlara bir emir atayarak sürece yapı ekler. Proje yönetim planının (veya PYP) amacı, proje sonucunu, nasıl başarılı bir sonuca ulaşılacağını, projeye kimlerin katılacağını ve projenin nasıl ölçüleceğini ve iletileceğini belirlemektir. Herhangi bir plan gibi, ne yapmaya çalıştığınızı bilmelisiniz ki bu yüzden bir hedefe sahip olmak önemlidir. İkincisi, süreçte hangi insanların hangi rolleri oynadığını bilerek bu hedeflere nasıl ulaşacağınızı bilmeniz önemli bir unsurdur.
Proje Yönetim Planı Adımları
Bir proje yönetim planında birden fazla adım vardır. Kişiye ve projeye bağlı olarak değişebilir; ancak PYP oluştururken atılacak bazı standart adımlar vardır:
1. Başlatma : PYP sürecinin ilk adımında, proje yöneticisinin projeyi tanımlaması, projeyi finanse etmek için finansman sağlaması ve hissedarlar arasında gerçekleşecek hayati diyalog için iletişim kurulması için projenin başarısı esastır.
2. Planlama : PYP sürecindeki ikinci adım planlama aşamasıdır. Planlama aşaması kritiktir, çünkü zaman, maliyet, kalite, değişim ve risk sorunları gibi birçok yüksek öncelikli konu tanımlanmıştır.
3. Yürütme : Yürütme aşaması, sürecin en etkin aşamasıdır çünkü toplantılar ve sürecin geliştirme güncellemeleri gibi şeyler gerçekleşir. Proje ürünler bu aşamada geliştirilir ve teslim edilir.
4. İzleme ve Kontrol : İzleme ve kontrol aşamasında, projelerin son teslim tarihlerini karşılamasını sağlamak için projenin ilerlemesi izlenir. Bu izlemenin bir amacı bir şeyler yanlışsa ve ayarlanması ya da değiştirilmesi gerekiyorsa, kontrol aşamasında yapılır.
5. Kapanış : Bu, projenin sonucudur. Tamamlanmayan son kalemler atanır, zorunlu olmayan çalışanlar serbest bırakılır veya yeniden atanır ve proje üzerindeki çabalar kaydedilir.
Proje Yönetim Planı Örneği
Proje yönetim planı birçok şekilde olabilir; ancak, genellikle standart biçim vardır. Bazen içerik sadece projeye bağlı olarak değişir. Planlar genellikle süreye ve maliyete odaklanır. Bir örnek vermek gerekirse, bir kağıt dağıtım rotasına bakabiliriz:
•Başlangıç aşamasında, bir kağıt dağıtımı yapan kişi hangi kağıt şirketi için çalışacağı ve nerede çalışacağına karar vermek zorunda kalabilir.
•Planlama aşamasında, kağıtların nasıl alınacağını, ne zaman teslim edileceğini ve kötü hava koşullarında ne yapılacağını anlamak önemli olabilir.
•Yürütme aşamasında, kağıt teslim eden kişi kağıtları teslim etmek, para toplamak ve hava durumu gibi öngörülemeyen durumlara uyum uyum sağlama unsurları olacaktır.
•İzleme ve kontrol aşamasında, kağıt teslimatı yapan kişi, hizmetlerinden memnun olduklarından emin olmak ve olabilecek sorunları gidermek için müşterilerle görüşür.
•Son olarak, kapanış aşamasında, kağıt dağıtımı yapan kişi kağıtlar için para toplar ve teslim eder.
Bu, PYP’nin nasıl çalışacağına bir örnektir. Basit bir örnek olsa da, sürecin bir planı olduğunu görebilirsiniz.
Makale Özeti
Başarı şansını artırmak için ve / veya bir projeye yapı ve düzen getirmek için bir proje yönetim planı (veya PYP) kullanılır.
Proje yönetim planı kullanılırken atılan en yaygın adımlar şunlardır:
•Projenin tanımlandığı, finansmanın sağlandığı ve iletişimin kurulduğu başlatma
•Yüksek öncelikli konuların tanımlandığı planlama
•Sürecin toplantılarının ve gelişim güncellemelerinin yapıldığı yürütme
•Projelerin son teslim tarihlerine uymasını sağlamak için projenin ilerlemesinin izlendiği ve projenin engelleri aştığı izleme ve kontrol
•Tamamlanmamış son öğelerin atandığı ve kullanılmayan kişilerin serbest bırakıldığı veya yeniden atandığı kapanış
Bir proje yönetim planı, projenin ihtiyaçlarına göre birçok varyasyonu üstlenir, ancak çoğu plan süre ve maliyet konusuna odaklanır.
Yazar :Sezgin KOYUN
https://www.sezginkoyun.com/